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企业知识库用不起来?场景化帮你解决难题


随着互联网时代的来临,越来越多的企业采用在线培训平台进行员工培训,并且借助企业培训平台移动化的优势,在企业学习平台建立知识库,这不仅可以满足员工随时随地对于知识检索、查询的需要,还可以借助平台的其他功能,促进企业知识创新,帮助企业知识快速流动,提升知识利用效率。下面,就来聊一聊企业知识库的使用问题。

为什么企业学习平台需要知识库?

企业中有大量的知识、内容分散在内部的各个路径中,有些甚至还是以纸质的形式存在,这就使查阅十分困难。如果把它们集中、分类储存,使知识有序存在,便于各业务单元随时查阅,提升员工工作能力,为业务决策提供所需知识支持。

企业知识库用不起来?场景化帮你解决难题

同时,企业各部门不可避免地会发生人员调动或离职问题,知识库的建立可以将这些知识进行保存,便于新员工随时使用,帮助他们快速适岗,提高工作效率。

企业的知识库内容主要包含了每一岗位所需要的知识、员工提升所需要的知识、企业运作中所产生的知识、由企业外部输入的知识等,把这些知识沉淀下来,让知识由一种无形的产物转化为一种有形的资源,是一个成功企业的管理诀窍。

为什么大多企业的知识库用不起来?

虽然企业知识库的优势多多,但搞好搞活知识库却并不容易。事实也证明,很多企业学习平台的知识库活跃度不足,有效性也差强人意。导致企业知识库“用不起来”的原因,可能包含如下方面:

1、员工无法分清楚上传的是知识还是文档。很多文档中的知识并不能直接使用,员工上传了文档,却无法有效的利用知识,就导致员工没有动力去利用知识库。

2、员工无法方便的获取未知的知识。业务中会面临许多新的东西、新的任务,员工根本不知道自己需要什么的,也不知道该去找什么。如果只通过模糊搜索关键词的方式,员工很难获得自己真正所需要的知识。

3、企业内部知识面临贡献无偿和使用无偿的问题。知识是员工脑力工作的结晶,体现了员工的个人成果,如果其他员工无偿使用,将难以有效激发知识贡献者的积极性,造成知识库的资源浪费。

如何用场景化解决知识库运营难题?

首先还是要明确一下培训管理者在知识库运营中的重要作用。一个团队的知识库是很庞大的,产生的相关知识也非常杂乱。建议指定专人来负责团队知识库的构建,做好规划和整理归类。

培训管理者既要鼓励员工创造添加知识,还要进行后期的梳理,同时注意梳理分类时的标准必须前后统一。如果不指定专人来管理,就会人多手杂,每个人都有自己的方式,导致团队文档混乱无序。

如何用场景化解决知识库运营难题

做好了专人管理知识库的工作,便能有效解决前述的第一和第二个问题。而第三个问题,我们努力尝试用场景化的方式来解决。

1、巧用激励措施促活

借助在线学习平台,可以简单轻松地解决知识库知识无偿使用的问题,这个杀手锏就是积分。

对于主动上传知识的员工,给予贡献积分的激励,同时当知识被浏览及下载后依然可以获得相应积分。最终个人的积分,通过积分商城实现兑换,或者通过打赏他人、解锁功能实现流转。这不仅实现了积分的流通,也从根本上达到激发知识贡献者积极性的目的。

用到云学习支持为员工使用知识库行为设置相应积分

2、设定学习目标奠基

除了通过积分激励,提升员工利用知识库的主动性,培训管理员还可以通过设定学习目标的方式,更加有针对性地指导员工使用知识库。

将员工上传知识的数量纳入阶段性学习目标,并规范上传知识的内容,可以在确保知识库产出的前提下,提升知识库知识的质量及实用性。同时,学习目标随时可见的完成进度,将有效刺激员工完成目标的动力。

设定学习目标奠基

3、成为员工的虚拟老师

想要用好用活知识库,最好的办法,是将知识库作为员工解决实际工作问题的入口,真正将工作场景与学习场景融合。

举个例子,如果一位销售正在拜访客户的路上,突然对某项销售政策拿不准,想要确认一下。此时他拿出手机,打开知识库,找到他需要的销售文件,就能够在线浏览确认。此时,知识库仿佛充当了一位虚拟老师的角色,随时指导员工,满足他们即时学习的需求。这就是用场景化解决知识库运营的有效方式。

设备使用培训、业务流程培训都可以使知识库成为场景化学习的工具。培训管理者在建设知识库时,要注意沉淀岗位知识,以填补更多的场景需求。

4、成为线下活动的补充

为了应对重要的业务场景,场景化培训一般强调共创,帮助员工在学习中收获自己的解决方案以应对问题的解决。

一方面,知识库作为有效的知识承载方式,可以成为标准化知识内容、各场景下的解决方案的有效载体,员工绝大部门的能力提升,可以通过这些内容来实现。

而在线下学习部分,知识库可以成为员工创造自身解决方案的辅助工具,承担辅导教练的角色,帮助员工提炼自身的业务场景,产生萃取案例作为之后更多培训的素材。

企业知识库需要成为线下活动的补充

总之,知识库作为企业培训平台重要的UGC功能,借助移动通讯的发展(手机可以随身携带),为它附加随时随地解决问题的属性,可以使内容产生于业务岗位,同时解决业务岗位的问题,实现企业内部内容生产的循环生态。

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